Come utilizzare in maniera corretta la tecnica del brainstorming per risolvere i problemi di Agenzia.

Brainstorming efficace Agenzia Immobiliare

Brainstorming e negoziazione: alla scoperta dello “schema circolare” di Ury e Fisher.

Il brainstorming è una tecnica per sviluppare soluzioni in maniera creativa e collaborativa. Consiste in uno confronto di gruppo nel quale ogni partecipante condivide (e ascolta) idee per risolvere un problema. La logica è quella di stimolare e accelerare proposte attraverso uno scambio libero e collettivo. Diffusosi a partire dagli anni ‘50, ha raggiunto una grande popolarità nel corso del tempo grazie all’apparente spontaneità e semplicità di gestione, per poi scemare negli ultimi anni di fronte all’evidenza che no, non è così semplice condurre adeguatamente una sessione di brainstorming. Molto spesso, infatti, il prodotto non è altro che un insieme destrutturato di opinioni che non portano ad alcuna -effettiva- soluzione. 

Purtroppo, l’inefficacia del brainstorming non è dovuta alla tecnica in sé ma al modo scorretto, o meglio improvvisato, di praticarla.

Si tratta, invece, di uno strumento che può essere altamente funzionale alla risoluzione di problemi, a patto di trattarlo nella maniera corretta.

Tra i molti punti del programma dei nostri corsi, in particolare durante RENE (Real Estate Negotiation Expert), insegnamo agli Agenti Immobiliari come sfruttare il brainstorming efficacemente attraverso l’approccio negoziale. Può rivelarsi, infatti, una strada molto proficua per superare diverse impasse tipiche dell’Agenzia Immobiliare. Ma vediamo di spiegare, a grandi linee, alcuni principi pescando a piene mani dal quadro teorico della scuola di Harvard.

Brainstorming e negoziazione: lo schema circolare di Ury e Fisher.

La negoziazione è quel processo relazionale in cui due o più soggetti cercano (e costruiscono) un comune terreno per il raggiungimento di obiettivi che, altrimenti, non riuscirebbero a ottenere unilateralmente. Accade, per esempio, che si presentino dei problemi che da soli non si è in grado di risolvere e che, quindi, necessitano dell’aiuto di altri. In questo senso il brainstorming si inserisce all’interno del “campo” negoziale: si tratta di una tecnica collaborativa che aspira a trovare risposte. Ed ecco, inoltre, il motivo per cui Ury e Fisher vi dedicano ampio spazio all’interno della cornice della “negoziazione per principi” (di cui abbiamo parlato ampiamente in questo nostro articolo).

Perché il brainstorming sia efficace occorre “maneggiarlo” con un approccio negoziale. La scuola di Harvard ci consegna un modello che Ury e Fisher chiamano “schema circolare” composto da queste fasi:

-Pensare al problema particolare

-Fare un’analisi descrittiva del problema riconosciuto

-Considerare quello che si potrebbe fare (opzioni)

-Escogitare suggerimenti specifici, realizzabili per l’azione da intraprendere

Andiamolo a vedere nel dettaglio, punto per punto.

1-Pensare al problema particolare

Quando ci si presta a una sessione di brainstorming è fondamentale focalizzare l’attenzione su uno e un solo problema, sgomberando il campo da questioni laterali, affini o totalmente altre. Il dilemma da risolvere deve essere specifico, concreto, definito. Il brainstorming ha un alto potere di generare soluzioni solo a patto che si costruisca una cornice che racchiuda il problema e lo isoli da tutto ciò che potrebbe sviare l’attenzione dei partecipanti.

Un classico esempio di problema da cui partire per gli Agenti Immobiliari potrebbe essere: “Raccogliamo pochi incarichi”. 

2 – Fare un’analisi descrittiva del problema riconosciuto

Una volta definito il problema, Ury e Fisher tracciano come secondo step quello di “fare un’analisi descrittiva”. Per comprendere appieno questo passaggio proviamo a vedere il significato delle parole “analisi” e “descrittiva” nel contesto. “Analisi” significa dividere “un tutto nelle sue parti” osservandole singolarmente. Un processo analitico ha come obiettivo quello di semplificare la complessità scomponendola pezzo-per-pezzo. Il termine “descrittiva”, invece, indica che l’analisi deve mirare a raccontare, elencare e mostrare i caratteri tipici delle situazioni problematiche. In pratica: non si deve procedere per massimi sistemi, ma provare a ragionare su fattispecie concrete, sulle manifestazioni -cioè- del problema.

Stando sempre al caso degli Agenti Immobiliari, se il punto è “Raccogliamo pochi incarichi” un’analisi descrittiva potrebbe portare i soggetti impegnati nel brainstorming ad analizzare la questione descrivendone i suoi caratteri particolari:

-”Il nostro database ha pochi contatti e c’è un riciclo basso, quindi non ho nuovi potenziali clienti da chiamare”

-”Le persone sono restie a concedere incarichi in esclusiva perché non ne capiscono la reale convenienza”

-”Dai segnalatori non arriva quasi nulla”

Come si può notare il database con pochi contatti e basso turnover, la reticenza all’esclusiva e l’inerzia dei segnalatori sono tutti aspetti specifici e concreti che concorrono a comporre il problema della mancanza di incarichi.

3 – Considerare quello che si potrebbe fare (opzioni)

Si apre la finestra della sessione di brainstorming nella quale i soggetti sono chiamati a predisporre l’insieme di soluzioni. Una volta circoscritto il problema e averlo descritto nei suoi aspetti particolari, occorre proporre delle opzioni di risoluzione. Attenzione: perché questo “tempo generativo” sia proficuo, le proposte devono essere tanto libere quanto centrate sugli aspetti specifici emersi in precedenza. 

Se “Le persone sono restie a concedere incarichi in esclusiva perché non ne capiscono la reale convenienza” si potrebbe pensare di strutturare meglio l’appuntamento mettendo in luce le caratteristiche di valore, oppure di costruire materiale informativo per presentare i servizi d’Agenzia sottolineando i vantaggi dell’esclusiva. O ancora raccogliere dei case-history per comparare la differenza di risultato tra immobili con incarico e senza. Tra le varie opzioni è meglio cercare di gerarchizzarle, provando collettivamente a riconoscere quali potrebbero essere più adeguate.

4 – Escogitare suggerimenti specifici, realizzabili per l’azione da intraprendere

Nell’ultima fase della sessione di brainstorming si procede in maniera proattiva: individuate le opzioni di risoluzione più promettenti si deve “operativizzarle”. Viene richiesto, cioè, escogitare vere-e-proprie attività (pratiche) con lo scopo di innescare la soluzione. 

In questo senso, riprendendo le soluzioni precedentemente esposte, i partecipanti al brainstorming potrebbero proporre di organizzare delle simulazioni di appuntamento o di raccogliere (in maniera sistematica) tutte le obiezioni mosse dai clienti per prevedere lo scenario, in modo da prepararsi meglio all’acquisizione; o anche, più banalmente, potrebbero avanzare l’ipotesi di rivedere graficamente il materiale d’agenzia o ripensare i contenuti delle brochure o crearne di apposite per il conferimento.

La tecnica del brainstorming può rivelarsi davvero efficace a patto che la si tratti con metodo. Lo schema circolare di Ury e Fisher serve proprio a questo: ad aumentare l’efficienza delle sessioni di brainstorming portando a soluzioni. Riconoscere un problema specifico, analizzarlo descrittivamente scomponendolo nei suoi aspetti “pratici”, proporre opzioni e progettare attività per sostenerle è il processo migliore perché il brainstorming produca risultati. Ed è un approccio che adotta i cardini della “negoziazione per principi” della Scuola di Harvard e che in OID viene dettagliatamente spiegata (e alla quale gli Agenti Immobiliari sono “addestrati”).

In questo articolo vi abbiamo dato solo un piccolo assaggio dei contenuti dei nostri corsi, in particolare di RENE (Real Estate Negotiation Expert)

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